Tietoa mainostajalle › Tietosuojaseloste ›

Suunnittele maltilla, aikatauluta leveästi ja huomaa onnistuminen | Arkikoulu osa 2

Tämä teksti on jatkoa aiemmalle tekstille ”Paremmat tavoitteet, parempi arki – Arkikoulu osa 1”. Lue se ensin jos on jäänyt välistä!

Nyt kun meillä on tavoitteet ja motivaatiot hyvin hallussa ja olette luvanneet minulle pyhästi ettette suorita itseänne hengiltä, jaan muutaman vinkin (tietotyöpainotteisen) työpäivän ja arjenkin tehostamiseen.

Vinkkejä arjen tehostamiseen – hyvät listat auttavat

Arkipäivässä avain onneen on saavutuksen tunne.

Luulen että kaikki tunnistaa sellaisen hyvä päivän kun on sellainen olo että on tehnyt aika paljon kaikkea ja saanut jotain aikaan. Vastaavasti huono päivä on sellainen jossa häsää aamusta asti stressissä mutta mistään ei oikein tule mitään.

Hyvän päivän reseptinä on jokaiselle päivälle asetetut järkevät ja mitattavat tavoitteet ja niiden saavuttamisen huomaaminen. Tavoite voi yhtä hyvin olla “leikin lapsen kanssa 20 minuuttia keskittyneesti”, “saan pyykkikorin tyhjäksi” tai “soitan vaikean puhelun asiakkaalle”. Tee alkuun kolmen asian lista per päivä. Se riittää. Jos lista on riittävän realistinen, tulet saavuttamaan enemmän kuin ajattelit, ja siitä tulee voittajaolo!

Listassa kannattaa erottaa pienet ja isot asiat: viiden minsan jutut tai alle (joita voi myös niputtaa yhteen puolen tunnen pätkään) sekä vähintään tunteja vaativat, keskittymishommat. Isoissa hommissa kannattaa aloittaa vaikeimmasta!

Lue lisää: Vinkkejä yhden työpäivän tehostamiseen ja listan muodostamiseen!

Tee listoja ainakin kahden viikon ajan ja merkkaa muistiin miten hyvin onnistuit. Muutamassa viikossa opit, mitä kaikkea ehdit päivän aikana tehdä ja opit tekemään parempia listoja. Huomaat myös mihin vuorokauden aikaan olet luova, milloin tehokas, milloin hyvä keskustelukumppani ja milloin levon ja läheisyyden tarpeessa.

Listoja toteuttamalla ja oivalluksia mahdollistamalla on tarkoitus luoda positiivinen kierre, jolla kerrot itsellesi että sinä pystyt, osaat ja hanskaat. Se on paljon kivempi kierre kuin se perus “on aina liian kiire ja hommat jää tekemättä”.

Listojen paras kohta on päivän tehtävien yliviivaaminen!

Ole itsellesi armollinen ja puhu itsellesi myötätuntoisesti

Listoista tärkein on (henkinen tai konkreettinen) Positiivisen asioiden lista, johon keräät päivän aikana tapahtuneita hyviä asioita. Pieniä, mutta hyviä juttuja joita ei aina huomaa. Asiakas kiitti hyvästä memosta, puhelu oli hyvä, sait kalenteriin vihdoin sen yhden tapaamisen, jne.

Huomaa ja tee itsellesi näkyväksi oma hyvä työsi.

Voit myös kokeilla antaa itsellesi pienen palkinnon kun valitsemasi työn pätkä on valmis: saat käydä hakemassa kahvin tai tsekata Instan, jaloitella vähän tai soittaa kotiin. Tässä on salattuna pointtina myös se että tulet taukoilleeksi. Mitä tulee asioiden valmiiksi saamiseen, mikään ei ole tärkeämpää muistaa kuin että valmis on hirveästi parempi kuin täydellinen.

Haluan myös huomauttaa että se kuuluisa “omalla epämukavuusalueella oleminen” ei aina ole avain onneen. Pidä huoli että päivääsi tai ainakin viikkoosi mahtuu myös asioita, joissa olet jo tosi hyvä. Ne antavat onnistumisen tunnetta ja kannustavat jatkamaan vaikeiden asioiden parissa. Suurin kehitys tapahtuu aina silloin kun keskittyy vahvistamaan vahvuuksia, ei poistamaan heikkouksia!

Flow:n löytäminen ja luovuuden valjastaminen

Luovuus, inspiraatio ja ongelmanratkaisu eivät koskaan tapahdu itsestään. Ne vaativat ensin pientä keskittymistä ja sitten tyhjää aikaa aivoille. Tyhjää aikaa saa kun jättää omat listansa riittävän väljiksi, ja keskittymiseen on muutama vinkki.

Ihminen on luonteeltaan sellainen että tarttuu mieluiten helppoihin juttuihin. Väijy tätä ansaa ja koita kiertää se: sitoudu aloittamaan vaikealta tuntuva homma. Laita ajastimeen 20 min, jonka aikana et saa tehdä mitään muuta kuin aloittaa sitä hommaa. 20 minuutin jälkeen saat lopettaa jos haluat, mutta yleensä olet siinä ajassa päässyt kiinni johonkin tai jopa hyvään flow:hon jolla saatkin sen ”sammakon” syötyä.

Jos tarvitset luovuutta työssäsi, kynän ja paperin käyttäminen sekä toiselle ihmiselle ääneen puhuminen ovat parhaita tapoja ratkaista pulmia tai keksiä uutta. Tietokone huonoin.

Jos ratkot vaikeaa ongelmaa tai et keksi miten jokin asia pitäisi muotoilla, kokeile piirtää tai kertoa se jollekin joka on ihan ulkona koko projektista. Yleensä kun aloittaa sanomaan että “no mä haluaisin siis jotenkin kertoa, että..”, tulee kertoneeksi sen asian oikein hyvin.

Muista pitää itsestäsi huolta – mitä vähemmällä teet, sitä paremmin pärjäät

Eräs tuttavani kertoi siirtyneensä ”70% -ajatteluun”. Siinä hän tähtää aina siihen että hän tekee 70% asioista. Näin joka päivä päätyy tekemään vain juuri riittävästi ja saa helposti omat tavoitteensa täyteen. Tällä metodilla hän on edennyt ison yrityksen johtoryhmään!

Sain myös kunnian taannoin kuulla Nelli Sågerin kertovan hyvinvoinnista ja miten sitä pidetään yllä. Nelli kiteytti hienosti että hän ajattelee asiaa energiapankkina: Jos hän kuluttaa nyt kaiken energiansa eikä lepää itselleen yhtään energiaa varastoon, hän ottaa jatkuvasti velkaa omasta energiapankistaan. Nelli uskoi myös vahvasti itsemyötätunnon voimaan – itselle pitää olla armollinen ja puhua kauniisti.

Naurattaa muuten että meitä oli siellä Nelliä kuuntelemassa tusina naisia jotka kaikki mietitään tätä samaa ikuista palapeliä ja lopulta vain yksi neuvo oli ylitse muiden: mene ajoissa nukkumaan.

Niin. Aika usein asiat on kiinni levosta.

Mitä sitten kun aika ei silti riitä?

Oman ajanhallinnan opettelu on aika vaikeaa hommaa, eikä sitä koskaan tehdä tyhjiössä. Muut täyttävät kalenteriasi ja to do -listaasi jatkuvasti. Joskus se on kollegalta tuleva pakkopalaveri ja joskus se on yöllä sänkyyn oksentava lapsi. Silloin pitää räjäyttää lista ja miettiä se alusta asti uudestaan.

Jokaisen on myös hyvä tunnistaa omat rentoutus- ja rauhoituskeinot. Jos et keksi mitään, kokeile mennä kävelylle metsään silloin kun on eniten kiire. Metsä toimii tutkitusti. Kiireestä puheen ollen, yksi mun lempparisanonnoista on “kiire menee ohi kun hiukan odottaa”. Se on totta yllättävän usein. Yhtä usein totta on se että sitä kaikkea mitä haluaisit nyt saada aikaan ei oikeasti tarvitse tehdä. Asiat voivat viivästyä, siirtyä ja jäädä tekemättä todella usein.

Älä tee niin kuin minä teen vaan..

Palaan vielä alkuperäisen kysymyksen ensimmäiseen osaan “miten teidän arjen aikataulut sujuu”: mulla on yksi huijarielementti käytössäni. Meidän arjen aikataulut on mielestäni tosi helppoja. Kummallakin on joustavat työajat ja Insinöörin työpaikka on tosi lähellä. Meillä on paljon sumplimisvaraa, jota käytetään aktiivisesti. Teen osan töistä päivällä, joskus joitain illalla ja urheilut jakaantuu usein vähän miten sattuu pitkin päivää.

Koko perheellä on tietoisesti hyvin vähän sitovia harrastuksia ja siivoamme laiskasti, jätämme paljon juttuja myös väliin enkä valitettavasti koskaan tule olemaan se aktiiviäiti.

Mutta vaikka tässä nyt kuinka viisastelen niin eihän se aina mullakaan putkeen mene. Olen usein tilanteessa, jossa en enää tiedä miten päin ehdin sen kaiken hoitaa, tai sitten alan karsia unesta, urheilusta tai perheestä. Ei hyvä. Jokainen päivä on onneksi uusi treenimahdollisuus ja parempaan olen menossa!

Loppuun vielä sekalainen kokoelma vinkkejä. Osa liittyy arjen tehostamiseen, osa töissä ja ihmisten kanssa pärjäämiseen. Enjoy!

Vinkkejä tehokkaaseen arkeen:

  • Älä myöhästele. Myöhästyminen aiheuttaa kiirettä, joka aiheuttaa stressiä, joka aiheuttaa sen että olet ensimmäiset 10 minuuttia tapaamisestasi pahoillasi tai nolona etkä keskity asiaan ja sen seurauksena myöhästyt lopulta myös seuraavasta jutusta.
  • Tee kalenterista kaveri! Merkkaa sinne myös työstö- ja siirtymäajat
  • Soita ystäville työmatkoiltasi, auton ratissa on muutenkin hyvä aika soitella puheluita jos luurit toimii hyvin
  • Pidä etäpäiviä. Joskus niissä on toimistoa parempi keskittyä ja joskus ne vain virkistävät vaihtelullaan.
  • Hoida sparrailupalaveri 1-2 kollegan kanssa kävellen – täytät päivän liikuntatavoitteen ja aivot toimii merkittävästi paremmin
  • Palaveri saa kestää joko alle puoli tuntia (oikeasti nopea statuscheck ja tehtävien jako) tai sitten vähintään 1,5 tuntia (aitoa miettimistä ja eteenpäin viemistä). Tunnin palaverit on yleensä lähinnä huonosti valmisteltuja.
  • Hyväksy einekset ja puolivalmisteet osaksi ruokaympyrää. Koko perhe syö yleensä lounaalla hyvin.
  • Jos haluat tehdä itse ruokia, tilaa kauppakassipalvelu ja / tai osta ruoat verkosta. Merkittävä ajan- ja rahansäästö.

Luku- ja kuuntelusuositukset

  • Anna Perho – Superarkea & Superarkea 2
  • Aki Hintsa – Voittamisen anatomia
  • Idiootit ympärilläni
  • Kirsi Piha – konflikti päivässä
  • Satu Pihlaja – Aikaansaamisen taika
  • Unelmahommissa & Unelmaduunarit
  • Steal my job
  • valeäiti.fi & Valeäidin nauhoitukset. Tietty.

Kaikki työni – mitä niissä rakastan ja minkä voisin lopettaa

Eräänä kauniina iltapäivänä kävelin podcast-nauhoituksista hymy korvissa. Juuri lopetettu keskustelu vielä korvissani mietin miten älyttömän siistiä hommaa se onkaan, kuinka onnekas olen että saan tehdä tätäkin päivätöiden ohella. Jostain päähäni pälkähti ajatusleikki: jos joku pyytäisi luopumaan Valeäiti-jutuista tai päivätöistäni, miten valitsisin?

Erityisen suuri onni on siinä, ettei mun tarvitse valita. Työni on niin yrittäjäluonteista, että saan mahdutettua joskus työpäiviinkin podinauhoituksia, blogitapaamisia ja luottamustehtäviä. Mutta entä jos oikeasti pitäisi valita?

Ykkösenä säilyvien listalla tulee tietysti se päivätyöni. Ansainnan, vastuun ja sitoutumisen kautta. Lisäksi se on aivan mahdottoman siistiä!

Olen operatiivisena johtajana 15 hengen yrityksessä, joka auttaa isoja yrityksiä luomaan uutta liiketoimintaa toimimalla kuten startup tai niiden kanssa yhteistyössä (avainsana Corporate Venturing jos kiinnostaa enemmän). Yrityksemme myös rakentaa itse uusia yrityksiä ja sijoittaa kasvuyrityksiin. Töissä parasta on se että pääsen käyttämään aivoistani kaikki voimat ja vähän yli. Joskus kun väännämme porukalla isoa hanketta, huomaan miettiväni että pähkäilymme on niin haastavaa että pärjään juuri ja juuri. Se tuo mulle jotain omituista tyydytystä – on tosi kiva tehdä työtä jota ei oikeastaan koskaan osaa. Joka päivä teen jotain jota en ole ennen tehnyt, mietin jotain mitä joku muu ei ole vielä ratkaissut tai hahmotan jonkun asian piirun verran kirkkaammin kuin aikaisemmin. Työmme on tosi intensiivistä, mutta tosi antoisaa.

Sekään ei haittaa, että kaikki projektimme tähtäävät parempaan maailmaan. Eräässäkin hankkeessa yritämme poistaa kaikki polttomoottoriajoneuvot Delhin bilekorttelista, toisessa mietimme parempaa vanhuutta. Melko siistiä. Sitten on vielä ne ihmiset! Kivat, viisaat asiakkaat ja aivan mieletön oma tiimi.

Tämän vastapainoksi tarvitsen blogiani. Valeäiti on täysin vapaa paikka, jossa saan tehdä ihan mitä haluan ja juuri sillä vaatimustasolla joka kulloinkin mulle sopii. Blogityö on luovaa, hauskaa, sosiaalista ja palkitsevaa. Yleensä blogi ei olekaan varsinaisesti työ mutta onneksi se on vähän sitäkin – yhteistyöt tuo mukanaan sopivaa vaatimustasoa joka taas kerran opettaa ja toisaalta tutustuttaa usein aivan uusiin asioihin. Blogin kautta pääsen aivan mielettömiin juttuihin, joita ei rahalla saisi; tutustumaan luonnonkosmetiikan maailmaan tiskin takaa, osallistumaan telkkariohjelmiin, oppimaan hyväntekeväisyysjärjestön työstä (kohta käytännössäkin!). Ei, blogia ei voi ehkä koskaan lopettaa vaikka näin seitsemännen vuoden käynnistyessä hieman onkin jutunaiheista pulaa.

Podcast on työpaletistani tuorein ja ehkä hauskin. Tämäkin työ on todella haastava ja vielä vähän uusi juttu, jossa oma osaaminen on jatkuvasti koetuksella. Nauhoitusten aikaan saamiseksi on käsikirjoitettava kausi (mitä aiheita ja mitä vieraita), rekryttävä juuri oikeat tyypit ja mietittävä jokaiselle juttutuokiolle jonkinlainen runko. Valmiit jaksot pitää vielä editoida, nauhoittaa tiiserit ja mahdolliset mainospätkät sekä lopuksi julkaista tuore jakso saatesanoineen.

Itse nauhoitushetkessä on jotain samaa kuin ison strategiatyöpajan järjestämisessä. On oltava tosi skarppina seuraamassa miten keskustelu etenee, samalla kuitenkin läsnä hetkessä jotta voi tarttua oikealla hetkellä mielenkiintoiseen lauseeseen tai potentiaaliseen vitsiin. Välillä pitää kurkkia muistiinpanoja ettei jotain oleellista jää sanomatta, ilman että unohtaa kuunnella vierasta. Samalla pitäisi miettiä ettei aika mene liikaa yli puolen tunnin, että koko jutussa on jokin punainen lanka ja en kai tullut sanoneeksi jotain hölmöä. Puhetta ei voi samalla tavalla editoida kuin kirjoitusta ja siksi nauhoittaminen on niin hurjan haastavaa.

Podi on kuitenkin hirveän luontevaa tekemistä mulle. Rakastan puhumista, ihmisiin tutustumista, asioiden pähkäilyä ja esiintymistä. Valeäidin nauhoitukset on kaikkea sitä! Työssä on bonuksena aivan oma tenhonsa, jonka luulen olevan tuttua TV-työtä tekeville. Kun sen kaiken hässäkän keskellä tuntee miten hyvä tilanne keskustelussa juuri syntyi, kaikesta jännityksestä huolimatta, melkein vahingossa. Vieras sanoi jotain, jonka tiedän kolahtavan kuulijoihin tai me onnistuimme yhdessä luomaan jotain hauskaa. Nauhalle tallentui hieno tarina, vaikka todellisuudessa me istumme vähän liian kuumassa studiossa hölmöt luurit päässä.

Viime vuoden kuva, mutta saattaa pitää paikkansa tänäkin vuonna!

Podcast on myös todella intensiivistä, ja paikoitellen melkoinen aikasyöppö. Vaikka rakas onkin, podi on jo monesti ollut liipaisimella siellä tiputettavien listalla. Nyt on kuitenkin jo 9/12 jaksoa purkissa, joten eiköhän tästä vielä liveksi päästä!

Näiden lisäksi teen vielä jonkin verran luottamustoimia: hallitus-, ohjausryhmä-, advisor-töitä, suurimmaksi osaksi ilman palkkiota. Tästä syystä näistä osa on helpompi tiputtaa ja toisaalta niissä sitoutuminen on ohuempaa.

Niissäkin on kuitenkin omat erinomaiset puolensa. Luottamustehtävät ovat luonteeltaan muutaman tunnin työpätkiä, joissa minulta odotetaan aidosti vain läsnäoloa ja kommentointia. Kaikista töistäni ne tuntuvat suurimmalta kunnialta. Kokemukseni on arvostettua ja pieni panokseni tuo yleensä aina muille arvoa. Enkä joudu itse tekemään mitään niistä ehdotuksista, joita pöytään tuon! Kuulostaa härskiltä mutta juuri tämä on oikeasti tärkeää kehitystyössä. Ulkopuolisen ihmisen on helpompi osoittaa tärkeät kehitysaskeleet kun ne eivät automaattisesti tupsahda omalle to do -listalle.

Muita Ihania Tiinan upea kuva pitää paikkansa jokaisen duunin kohdalla.

Paletti kuulostaa näin kirjoitettuna vähän hengästyttävältä, mutta itse näen jokaisen tukevan toista. Somekanaviin voi purkaa aamun kiukut ja on helpompi tulla töihin; podcast on tärkeää oppia myös päivätyön markkinointiin; hallitustöistä tulee aina ajatusta myös päivätöihin ja niin edelleen. Kaikki ovat omalla tavallaan mulle tärkeitä, ja toistaiseksi ne pysyvät kaikki vielä mukana meiningeissä.

Himmailen jokaista osa-aluetta tarpeen mukaan. Joskus teen päivätöitä 30 tuntia viikossa, joskus 50. Välillä blogi jää koko viikoksi ja toisinaan (useimmiten) siihen menee hyvät kymmenen tuntia viikosta. Tehtyjä tunteja lasken harvoin, kalenteria sumplin sitäkin enemmän ja oloani tunnustelen päivittäin. Minulla on lähes aina vapaus valita mihin aikani käytän ja toisaalta vastuu tehdä sillä vapaudella hyviä päätöksiä. Joskus on tiukkaa mutta useimmiten vain ihan super mahtavaa enkä siksi ainakaan vielä osaa lopettaa näistä mitään.

Minkälainen teidän paletti on ja mikä työssä tai töissä on kivaa? Mitä jättäisit pois jos pitäisi?

 

Lue myös: 

Takinkääntäjä palasi palkolliseksi

Tänään on se päivä, kun tekee mieli kertoa teille. Olen mennyt töihin. Töihin-töihin.

Aloitin työntekijänä ihan oikeassa yrityksessä maaliskuun alussa. En kyllästynyt yrittämiseen eikä se ollut liian vaikeaa. Se meni tosi hienosti ja nautin siitä ihan suunnattomasti. Vastaus kysymykseen ”miksi sitten vaihdoit” on monipuolinen.

Minua pyydettiin. Joukkoon, jonka tunnen hyvin ja jonka kanssa töiden tekeminen on ollut työurani parhaita kokemuksia. Minua kiinnosti. Uusi yritys, jossa yhdistyy kaksi vahvinta osaamistani, ja jolla on kova meininki. Minua vähän pelotti. Yrittäjän palkan vaihteleva määrä tai sen puute, epävarmuus oikeasta suunnasta, talon rakentaminen. Ennen kaikkea stressin määrä näiden yhdistelmästä. Hyvä, säännöllinen palkka hyvin kasvavassa yrityksessä ei tuntunut lainkaan hassummalta.

Koska se tuntui oikealta. Muistatteko kun valitin päätöksenteon vaikeudesta? Se enteili jo tätä. Jokin ei ollut ihan paikoillaan. Nyt kaikki on todella kohdallaan, ainakin näin kolmen viikon kuherruskuukauden perusteella.

Tuntuuko siltä, että selittelen? Se johtuu siitä, että olen vähän pelännyt asiasta kertomista. Mua jännitti, että tätä pidetään luovuttamisena, epäonnistumisena, pelkuruutena. Pelkäsin saavani kommentin no sä et kauaa jaksanut sitä yrittämistä. 

Uusi etätoimistokin toimii.

Sitten sain sen kommentin, livenä.

Eikä se tuntunut pahalta, koska tiedän ettei se ole totta. Kyllä minä jaksoin ja jaksan varmasti joskus uudestaankin. Ei se firma tuosta mihinkään häviä, sinne tehtiin hyvät perustukset. Nyt vaan kävi niin että tielle sattui jotain siistimpää. Hyppäsin kyytiin.

Tänään tuli sitten se päivä, että oli jo pakko jotakin kirjoittaa, koska olen niin fiiliksissä eilisestä.

Kävin myyntikäynnillä yksin, koska kollegalle (kollega!) tuli yllättävä tuplabuukkaus. Jännitti ihan simona. En tuntenut firmaa enkä toimialaa kovin hyvin, ja uuden työpaikkani (työpaikka!) asiat eivät ihan ole vielä takaraivossa. Sain matkaani kollegojen etukäteen valmisteleman matskun, joka oli aivan timanttisen kova.

Käynti meni tietysti tosi hyvin. Oli mahtavaa tajuta, että olen kolmessa viikossa jo oppinut tosi paljon. Oli upea tunne tuottaa arvoa. Oli maailman ihaninta tajuta, miten hyvä tiimi meillä tuolla jo on.

Tässä talossa on niin osaavia, hyviä, mukavia, avuliaita ja minna-canth-do ihmisiä, että halkean. Viisaita naisia ja fiksuja miehiä. On ihanaa olla sellaisten ympäröiminä, jotka eivät pelkästään ole minua fiksumpia mutta myös välittävät toisistaan, tsemppaavat ja jeesaavat.

Nyt on semmoinen olo että olen tullut kotiin. Se on aika tervetullut olo tässä ikuisen muutoksen keskellä.

Lue myös: 
Vaikeinta on päättää 
Vika palkka kädessä
Hypyn anatomiaa – miten siirryin yrittäjäksi?